不統一・バラバラなデータを整え、共通のデータ管理が可能に

複数のデータを統一する際にポイントとなるのが、マスタの運用です。マスタとは、“マスターデータ”の略で、基礎となるデータのことを指します。今回の事例で言えば、企業名や企業コードのことで、これらを決められたルールのもと整理することが必要となります。

ご相談いただいたＡ社管理部の方は、グループ会社との統合にともない、顧客マスタを共通のものにしたいと検討していました。しかし、「統合前は各社が独自に作成していたため、表記もバラバラで、統合後の新会社で活用できていない」とのことでした。

そこで「データの美容室」では、まずＡ社が今後どのような運用を行っていきたいかヒアリングを実施。要件を整理した上で、企業名や企業コードを整え、顧客マスタを統一しました。

顧客マスタを統一する際は、
・英字／カナ、全角／半角はどちらに統一するか？
・企業コードは何桁で設定するか？
をはじめとする運用ルールも併せて、決定しました。

今回のように、名称は入力する人によって異なる場合があります。名称が統一されていないと、データも使いづらいものとなり、検索しても正しくヒットしないため、重複して作成してしまうことがあります。

また、名称だけはなくコードの整備も行うと、管理がしやすくなります。企業名のように同名他社が存在する可能性があるものは、企業コードも設定することで正しい管理を行うことができます。

さらに複数のデータを整える場合は、何を基準にするのかも大切です。
「複数あるデータの中から基準を設ける」、もしくは「全く新しい基準を設ける」のいずれかが考えられます。
今回の事例では、Ａ社の顧客マスタを基準として、Ａ社のルールにグループ会社のマスタを合わせ統一しましたが、グループ共通の顧客マスタを新たに作成する方法もあります。データの内容や運用などを踏まえた上で、最適な方法での整備を検討する必要があります。

「データの美容室」では、私たちが長年にわたって名寄せ業務で蓄積したノウハウをもとに、バラバラな名称やコードを整えます。お手持ちのデータをきれいに整えて活用したい、とお考えの方、ぜひお気軽にお問い合わせください。